Control de gastos
- ¿Cómo funciona Control de gastos?
- ¿Cómo puedo configurar Control de gastos?
- ¿Qué roles existen en Control de gastos?
- Concede accesos para la gestión de los gastos
- Tengo que verificar mi identidad para acceder a Gestión de gastos y tarjetas, ¿cómo lo hago?
- ¿Qué información se muestra en la sección Resumen?
- ¿Cómo puedo asignar usuarios a Control de gastos?
- ¿Cómo puedo asignar una tarjeta a un usuario?
- ¿Cómo funcionan los límites y periodos al asignar una tarjeta a un empleado?
- ¿Cómo puedo desglosar un gasto?
- ¿Puedo realizar distintos comentarios en un gasto?
- ¿Cómo puedo exportar mis gastos?
- ¿Cómo puedo gestionar un reembolso?
- ¿Cómo enviar tus gastos a la Cola de exportación?
- ¿Cómo puedo ver el ticket de un gasto ya exportado?
- ¿Cómo descargar el informe y los tickets de los gastos?
- ¿Dónde se almacenan las notas de gasto?
- ¿Qué son y cómo puedo configurar los validadores de empresa?
- Me han asignado como validador de empresa, ¿cómo puedo ver los gastos que tengo que validar?
- ¿Es posible usar la herramienta de Control de gastos sin activar las tarjetas virtuales?
- ¿Puedo limitar el uso de las tarjetas de mis empleados? ¿Puedo hacerlo por categorías?
- ¿Se puede pagar en una moneda que no sea euros con Control de gastos?
- ¿Qué conversión se aplica en el caso de hacer un pago en una moneda que no sea euro?
- ¿Es posible utilizar Control de gastos sin tener que cargar saldo en la cuenta asociada?
- ¿Es posible bloquear una tarjeta si se extravía o es robada de Control de gastos de Sesame?
- ¿Es posible utilizar las tarjetas en páginas web para realizar compras?
- ¿Puedo asignar de nuevo tarjetas o usuarios a otros empleados?
- ¿Mis empleados tienen acceso a la información sobre los fondos disponibles cuando realizan gastos, o esta información está reservada solo para roles generales?
- ¿Qué significa que mi proceso de apertura de Wallet se encuentra "Pendiente de verificación"?
- ¿Qué puedo hacer desde Wallet?
- ¿Puedo exportar gastos que están pendientes de ser aceptados?
- ¿Puedo establecer niveles de validación para los gastos que sube mi equipo?
- ¿Cómo puedo crear equipos de validación y por parte de quién están formados?
¿Qué son y cómo puedo configurar los validadores de empresa?
Con la funcionalidad de Validadores de empresa podrás asignar distintos empleados que sean encargados de validar los gastos de la empresa.
Únicamente los roles generales o gestores de gastos podrán activar los Validadores de empresa desde Control de gastos >> Configuración >> Validadores >> Validadores de empresa. En este caso, podrás añadir cualquier empleado de la compañía y asignarles los gastos de importes concretos mediante las siguientes opciones:
- Todos
- Gastos superiores a
- Gastos inferiores a
- Rango
¿Cómo puedo ver los gastos que tengo que validar?
Como gestor de gastos y validador, en la vista Resumen, podrás visualizar dos tablas:
- Tabla de Transacciones. Verás todas las transacciones que se están llevando a cabo en las empresas, tanto desde las Tarjetas de Sesame como de manera manual, independientemente de su estado.
- Tabla Mis validaciones. Aquí únicamente podrás visualizar el estado de los gastos que tienes que validar.
Estados por los que puede pasar un gasto
Cuando un gasto pasa por varias validaciones, puede ocurrir que dos o más validadores le den estados diferentes. En este caso, siempre prevalecerá el estado más restrictivo siguiendo este orden:
- Rechazado
- Necesita detalles
- Pendiente
- Aceptado.
Así, algunos ejemplos de posibles combinaciones resultarán de la siguiente forma:
| Primer validador | Segundo validador | Tercer validador | Resultado | |
| 1 | Aceptado | Aceptado | Rechazado | Rechazado |
| 2 | Aceptado | Aceptado | Necesita detalles | Necesita detalles |
| 3 | Necesita detalles | Rechazado | Aceptado | Rechazado |
| 4 | Rechazado | Necesita detalles | Necesita detalles | Rechazado |
| 5 | Necesita detalles | Aceptado | Necesita detalles | Necesita detalles |
Por ejemplo, si dos validadores aprueban un gasto y el tercero lo rechaza, el gasto quedará rechazado.
¿Cuándo pasa un gasto a la bandeja de entrada? ¿Y a la lista de reembolsos?
Cuando esté la función de Validadores de empresa activada, los gastos únicamente pasarán a la Bandeja de entrada cuando estén aprobados o rechazados. Si tienes la opción activada, pero no has asignado ningún validador, los gastos estarán “huérfanos” de validadores y entrarán directamente en la Bandeja de entrada.
En el caso que edites el importe o el empleado de un gasto, una vez que haya pasado a la Bandeja de entrada, deberá volver a validarse por todos los validadores.
Al igual que en la Bandeja de entrada, los gastos entrarán en Reembolsos una vez que hayan sido validados por todos los validadores asignados.