Gestione documenti
- Cos'è una cartella documenti e com'è organizzata?
- Chi ha accesso ai documenti?
- I documenti possono essere firmati?
- Posso caricare le buste paga nella cartella documenti?
- Quanto spazio di archiviazione abbiamo nella cartella documenti?
- Posso creare più cartelle?
- Come posso caricare i documenti?
- È possibile creare cartelle non visibili al dipendente nella cartella documenti?
- Cosa sono i documenti generali?
- Posso limitare l'accesso alle cartelle condivise ai ruoli specifici?
- Cosa sono le cartelle condivise e personalizzate?
- Come funziona l'invio multiplo?
- Cosa sono i modelli di documento?
- Cos'è la firma semplice e come funziona?
- In che modo i dipendenti e gli amministratori verranno informati della firma dei documenti?
- Come può un dipendente firmare un documento?
- Come posso modificare l'accesso delle cartelle condivise?
- Come posso utilizzare l'invio multiplo per richiedere ai dipendenti di compilare e firmare documenti?
- Posso ampliare lo spazio della mia cartella documenti?
Cos'è la firma semplice e come funziona?
La firma semplice consente ai dipendenti di confermare l'avvenuta ricezione e lettura dei documenti che vengono caricati nella cartella "Documenti di lavoro". In poche parole: è un modo rapido per confermare che un documento è stato controllato.
I file firmati con questo metodo saranno contrassegnati dalla data e l'ora in cui il dipendente li ha firmati (visti).
Chi potrà utilizzarla? Tutti gli utenti che hanno accesso alla sezione "Documenti >> Documenti di lavoro", dato che lo strumento è vincolato a questa cartella. Vuol dire che si possono richiedere le firme solo per i documenti caricati nella cartella Documenti di lavoro. Per quanto riguarda il formato, il sistema accetta solo PDF.
Come richiedere la Firma semplice?
Per inviare un documento e richiedere la firma semplice ai dipendenti, vai alla sezione "Documenti" e clicca su "Carica documenti". Poi completa i seguenti passaggi:
Fase 1 - Seleziona il documento e il tipo di firma
- Scegli la cartella "Documenti di lavoro".
- Attiva il pulsante "Richiedi firma del dipendente".
- Clicca su "Firma semplice" per selezionare il tipo di firma richiesto.
- Carica l'archivio in formato PDF.
Fase 2 - Seleziona i destinatati
Seleziona i dipendenti ai quali vuoi inviare il documento che hai appena caricato. Poi clicca su “Avanti”.
Fase 3 - Conferma e invia
In questa fase, potrai ricontrollare le informazioni prima di inviare:
- Nome del documento.
- Tipo di firma selezionata.
- Lista dei destinatari con la sua corrispettiva email.
Clicca quindi su "Conferma e invia".
Potrai seguire in tempo reale il processo di firma entrando su Documenti >> Generali >> Documenti di lavoro >> [nome del dipendente]. Cerca la colonna “Stato” per sapere se è In attesa o Firmato.
