A ferramenta de Assinatura Simples permite aos colaboradores confirmar a receção e leitura dos ficheiros que carregues na pasta “Documentos de trabalho”, na secção “Documentos”. Em poucas palavras: é uma forma rápida de confirmar que um documento foi revisto.

A todos os ficheiros assinados por este método é atribuída uma marca temporal (data e hora) que indica o momento exato em que o colaborador marcou o documento como “assinado” (visto).

Quem pode utilizar a Assinatura Simples?

Todos os utilizadores com acesso à secção “Documentos” > “Documentos de trabalho”, uma vez que a ferramenta está vinculada a esta pasta.
Isto significa que só é possível solicitar assinaturas simples para documentos carregados na pasta Documentos de trabalho.
Quanto ao formato do ficheiro, o sistema apenas aceita PDF.

Como solicitar a Assinatura Simples?

Para enviar um documento e solicitar a Assinatura Simples aos colaboradores, vá à secção “Documentos” e clique no botão “Carregar documentos”. De seguida, siga estes passos:

Passo 1 – Selecionar documento e tipo de assinatura

• No seletor, escolha a pasta “Documentos de trabalho”.
• Ative o interruptor junto de “Solicitar assinatura do colaborador”.
• Clique no botão “Assinatura Simples” para selecioná-la como o tipo de assinatura requerido.
• Carregue o ficheiro em formato PDF.

Passo 2 – Selecionar destinatários

Selecione a qual colaborador ou colaboradores deseja enviar o documento que acabou de carregar. Quando terminar, clique em “Seguinte”.

Passo 3 – Confirmar e enviar

Neste passo, poderá rever a informação chave antes de clicar em Enviar:

• Nome do documento.
• Tipo de assinatura selecionado.
• Lista de destinatários com o respetivo email.

Se tudo estiver correto, clique em “Confirmar e enviar”.

Poderá acompanhar o processo de assinatura em tempo real acedendo a Documentos > Gerais > Documentos de trabalho > [nome do colaborador]. Procure a coluna “Estado” para verificar se está Pendente ou Assinado.