Gestione spese
- Quali informazioni posso visualizzare nella sezione Riepilogo?
- Come faccio a verificare la mia identità per accedere alla Gestione spese e alle carte?
- Come posso esportare le mie spese?
- Come posso assegnare una carta a un utente?
- Come posso gestire un rimborso?
- Come posso assegnare gli utenti alla Gestione Spese?
- Dove vengono archiviate le spese?
- Come funziona la Gestione Spese?
- Come posso suddividere una spesa?
- Come inviare le spese "Coda per l'esportazione"?
- Come posso configurare la Gestione spese?
- Come scarico il report delle spese e gli scontrini?
- Quali ruoli esistono nella Gestione Spese?
- Concedi l'accesso per la gestione delle spese
- È possibile utilizzare lo strumento Gestione Spese senza attivare le carte virtuali?
- Posso limitare l'uso delle carte dei miei dipendenti? Posso farlo per categorie?
- Posso inserire più commenti su una spesa?
- Posso pagare in valute diverse dall'euro?
- Quale cambio viene applicato se il pagamento non viene effettuato in euro?
- È possibile utilizzare la Gestione delle Spese senza dover caricare prima dei soldi sul conto associato?
- Si può bloccare una carta di Sesame in caso di furto o smarrimento?
- Si possono usare le carte di Sesame per gli acquisti online?
- Posso riassegnare le carte usate in precedenza ad altri utenti?
- I miei dipendenti hanno accesso alle informazioni sul saldo totale disponibile?
- Come funzionano i limiti e i periodi quando assegno una carta a un dipendente?
- Chi sono e come posso configurare i responsabili d'azienda?
- Come faccio a vedere le spese che mi hanno assegnato come responsabile d'azienda?
- Come faccio a vedere gli scontrini di una spesa già esportata?
- Posso esportare le spese che sono ancora in fase di approvazione?
- Posso stabilire livelli di convalida per le spese che carica il mio team?
- Come posso creare team di convalida e da chi sono formati?
Chi sono e come posso configurare i responsabili d'azienda?
Con la funzionalità Responsabili d'azienda potrai assegnare diversi dipendenti che si incaricheranno di convalidare le spese dell'azienda.
Solo i ruoli generali o chi gestisce le spese potranno attivare i Responsabili d'azienda dalla sezione Gestione spese >> Configurazione >> Responsabili >> Responsabili d'azienda. In questo caso, potrai aggiungere qualsiasi dipendente della compagnia e assegnare le spese con importi concreti tramite le seguenti opzioni:
- Tutti
- Spese superiori a
- Spese inferiori a
- Su scala
Come faccio a vedere le spese che devo convalidare?
Come gestore e responsabile delle spese, nella vista Riepilogo, potrai visualizzare due tabelle:
- Tabella delle transazioni. Vedrai tutte le transazioni che si stanno effettuando nell'azienda, dalle carte di Sesame e manualmente, indipendentemente dallo stato.
- Tabella Mie convalide. Qui potrai visualizzare solo lo stato delle spese che devi convalidare.
Stati delle spese
Quando una spesa passa per diverse convalide, può succedere che due o più responsabili diano degli stati differenti. In questo caso, prevarrà sempre lo stato più restrittivo in base al seguente ordine:
- Rifiutato
- Richiesta dettagli
- In attesa
- Accettato.
In basso vediamo alcuni esempi di possibili combinazioni:
| Primo responsabile | Secondo responsabile | Terzo responsabile | Risultato | |
| 1 | Accettato | Accettato | Rifiutato | Rifiutato |
| 2 | Accettato | Accettato | Richiesta dettagli | Richiesta dettagli |
| 3 | Richiesta dettagli | Rifiutato | Accettato | Rifiutato |
| 4 | Rifiutato | Richiesta dettagli | Richiesta dettagli | Rifiutato |
| 5 | Richiesta dettagli | Accettato | Richiesta dettagli | Richiesta dettagli |
Per esempio, se due responsabili approvano una spesa e il terzo la rifiuta, la spesa sarà rifiutata.
Quando passa una spesa alla posta in arrivo? E alla lista dei rimborsi?
Quando la funzione Responsabili d'azienda è attiva, le spese passeranno alla Posta in arrivo solo quando saranno approvate o rifiutate. Se hai l'opzione attivata, ma non hai assegnato nessun responsabile, le spese si ritroveranno senza responsabili ed entreranno direttamente nella Posta in Arrivo.
Nel caso in cui modifichi l'importo di una spesa o un dipendente, quando passerà alla Posta in arrivo, dovrà passare di nuovo per le convalide di tutti i responsabili.
Come per la posta in arrivo, le spese andranno nella sezione Rimborsi quando sono state convalidate da tutti i responsabili assegnati.