Una politica di straordinario e compensazione definisce come si calcolano le ore in più o in meno generate dai dipendenti e cosa farne: se compensarle con riposo, retribuzione o entrambi (politica ibrida).

Come creare una politica passo dopo passo

Vai su Configurazione >> Gestione del tempo >> Compensazione e clicca su “+ Politica” (in alto a destra).

Passaggio 1 - Generale

Assegna un nome e una descrizione alla politica. Usa nomi chiari (ad esempio: “Turno di notte - Contratto collettivo Metalmeccanico”): in futuro te ne sarai grato, soprattutto quando avrai creato diverse politiche.

Passaggio 2 - Calcolo e gestione

Definisci come si calcola il tempo e cosa succede alle ore accumulate:

• Scegli tra le diverse modalità di compensazione disponibili: ibrida (combina riposo e retribuzione), riposo (solo giorni/ore libere) o retribuzione (pagata in busta paga).
• Decidi se il tempo lavorato verrà confrontato con l’orario/turno assegnato o con le ore previste dal contratto.
• Indica quando si può generare tempo extra: nei giorni lavorativi, nei giorni liberi o ogni volta che il dipendente lavora.
• Attiva la rettifica di assenze e ritardi se vuoi escludere le assenze ingiustificate e i ritardi dal saldo di riposo.

Passaggio 3 - Straordinario

Stabilisci come vengono elaborate le ore extra prima di consolidarle.

• Visualizza e gestisci separatamente lo straordinario positivo e negativo
  • Se lo disattivi, il saldo viene unito in un unico valore netto.
    Esempio: se un dipendente fa +2h il lunedì e -1h il martedì, vedrai un saldo unico di +1h.
  • Se lo attivi, vedrai i saldi separati.
    Esempio: riprendendo l’esempio precedente, vedrai +2h di straordinario positivo e -1h di straordinario negativo, senza che vengano sottratti automaticamente.
• Attiva la convalida dello straordinario
  • Se la attivi, un responsabile deve approvare il tempo extra affinché venga sommato al saldo o alla busta paga (di default, viene assegnato al responsabile delle timbrature).
  • Se la disattivi, il tempo in eccesso viene convalidato automaticamente e passa direttamente al saldo accumulato del dipendente.

Passaggio 4 - Periodi e scadenza

Stabilisci ogni quanto tempo il sistema “fa il punto” per rivedere e liquidare le ore.

• I periodi di gestione indicano la frequenza, ovvero se il saldo si accumula su base giornaliera, settimanale, quindicinale, mensile, ecc.
  Esempio: se scegli settimanale, il sistema chiuderà il conteggio ogni settimana. Dovrai decidere se le ore accumulate verranno trasferite al periodo successivo per continuare a sommarsi o se il saldo si azzera alla chiusura del ciclo.
• I limiti annuali stabiliscono il numero massimo di ore che un dipendente può accumulare o compensare in un anno con riposo o retribuzione.

Passaggio 5 - Visibilità e permessi

Configura cosa può vedere e cosa può fare il dipendente:

• Attiva o disattiva le opzioni di visualizzazione del saldo per l’organico.
• Decidi se il dipendente può richiedere di usufruire del saldo accumulato (con riposo o retribuzione) senza aspettare la decisione di un amministratore.
• Attiva l’interruttore “Richiedi approvazione del manager” se vuoi che le richieste del dipendente passino per un filtro preventivo prima di essere applicate.

Passaggio 6 - Notifiche

Definisci chi riceve gli avvisi e tramite quale canale (cellulare o email). Controlla le sezioni Amministratori e Dipendenti per attivare solo gli avvisi davvero utili.
Quando hai finito, clicca su “Salva”. La politica sarà creata e potrai assegnarla ai dipendenti interessati.