Gestione spese
- Quali informazioni posso visualizzare nella sezione Riepilogo?
- Come faccio a verificare la mia identità per accedere alla Gestione spese e alle carte?
- Come posso esportare le mie spese?
- Come posso assegnare una carta a un utente?
- Come posso gestire un rimborso?
- Come posso assegnare gli utenti alla Gestione Spese?
- Dove vengono archiviate le spese?
- Come funziona la Gestione Spese?
- Come posso suddividere una spesa?
- Come inviare le spese "Coda per l'esportazione"?
- Come posso configurare la Gestione spese?
- Come scarico il report delle spese e gli scontrini?
- Quali ruoli esistono nella Gestione Spese?
- Concedi l'accesso per la gestione delle spese
- È possibile utilizzare lo strumento Gestione Spese senza attivare le carte virtuali?
- Posso limitare l'uso delle carte dei miei dipendenti? Posso farlo per categorie?
- Posso inserire più commenti su una spesa?
- Posso pagare in valute diverse dall'euro?
- Quale cambio viene applicato se il pagamento non viene effettuato in euro?
- È possibile utilizzare la Gestione delle Spese senza dover caricare prima dei soldi sul conto associato?
- Si può bloccare una carta di Sesame in caso di furto o smarrimento?
- Si possono usare le carte di Sesame per gli acquisti online?
- Posso riassegnare le carte usate in precedenza ad altri utenti?
- I miei dipendenti hanno accesso alle informazioni sul saldo totale disponibile?
- Come funzionano i limiti e i periodi quando assegno una carta a un dipendente?
- Chi sono e come posso configurare i responsabili d'azienda?
- Come faccio a vedere le spese che mi hanno assegnato come responsabile d'azienda?
- Come faccio a vedere gli scontrini di una spesa già esportata?
- Posso esportare le spese che sono ancora in fase di approvazione?
- Posso stabilire livelli di convalida per le spese che carica il mio team?
- Come posso creare team di convalida e da chi sono formati?
Come posso configurare la Gestione spese?
Dalla sezione Posta in arrivo puoi accedere alla Configurazione. Per semplificare la tua contabilità puoi utilizzare sia le Categorie che i Metodi di Pagamento.
Categoria
Per impostazione predefinita avrai accesso a tutte le categorie di spesa: alloggi, materiali, ristoranti, ecc. e puoi aggiungere categorie personalizzate in base alle tue esigenze.
Da qui è possibile configurare il “Codice del conto” per ogni categoria e il “Codice di classificazione”. In questo modo, importare queste informazioni nel tuo sistema sarà ancora più semplice.
Metodi di pagamento
Puoi anche assegnare un Codice Conto a ciascun metodo di pagamento per rendere l'importazione nel tuo sistema contabile molto più rapida e personalizzare i Metodi di Pagamento in base alle tue esigenze.
Quando aggiungi una spesa nel menu Categorie o Metodi di pagamento, vedrai sia quelle predefinite che quelle personalizzate.
Rimborsi
Se un dipendente ha pagato qualcosa di tasca propria e aspetta di essere rimborsato, da questa sezione è possibile inserire il codice del suo conto nel campo "Pagato dal dipendente".
Per “Spese personali” e “Rimborsi inviati”, aggiungi il codice nel campo “Conto di rimborso”.
Se si utilizza lo stesso codice per entrambi, è possibile immettere questo valore in entrambi i campi.
Chilometraggio
È anche possibile stabilire un prezzo specifico al chilometro, che rimborserà al dipendente le spese di carburante.
Tasse
Affinché appaiano nel selettore delle tasse nella Ripartizione delle spese, sarà necessario impostarli da qui.
Sarà sufficiente aggiungere il nome della tassa, la percentuale e il codice fiscale.
Responsabili
Da questa sezione puoi attivare i responsabili d'azienda. Potrai così assegnare come responsabili i dipendenti dell'azienda. Se, invece, vuoi mantenere l'opzione disattivata, saranno solo i ruoli generali e chi gestisce le spese che le potranno convalidare.