Gestor de documentos
- O que é e como é organizado o Gerenciador de documentos?
- Quem tem acesso aos documentos?
- É possível assinar os documentos?
- Quanto espaço de armazenamento temos no Gestor de documentos?
- Posso criar mais pastas?
- Como fazer upload de documentos?
- É possível criar pastas que não sejam visíveis para o funcionário no Gestor de documentos?
- O que são os documentos gerais?
- Posso limitar o acesso às pastas compartilhadas para os papéis específicos?
- Como funciona o envio em massa de documentos?
- O que é e como funciona a assinatura simples?
- Como serão notificados o funcionário e o administrador em relação à assinatura de documentos?
- Como um funcionário pode assinar um documento?
- Como posso usar o envio massivo para solicitar que os funcionários completem e assinem documentos?
- O que são os Modelos de documentos?
- Como modificar os acessos às pastas compartilhadas?
- O que são as Pastas Compartilhadas e Personalizadas?
- Posso aumentar a capacidade do meu Gerenciador de Documentos?
O que é e como funciona a assinatura simples?
A ferramenta de Assinatura Simples permite que os funcionários confirmem o recebimento e a leitura dos arquivos que você fizer upload na pasta “Documentos de trabalho”, na seção “Documentos”. Em poucas palavras: é uma forma rápida de confirmar que um documento foi revisado.
Todos os arquivos assinados por esse método recebem uma marca temporal (data e hora) que indica o momento exato em que o funcionário marcou o documento como “assinado” (visto).
Quem pode usar a Assinatura Simples?
Todos os usuários com acesso à seção “Documentos” > “Documentos de trabalho”, já que a ferramenta está vinculada a essa pasta.
Isso significa que só é possível solicitar assinaturas simples para documentos enviados para a pasta Documentos de trabalho.
Quanto ao formato do arquivo, o sistema aceita apenas PDF.
Como solicitar a Assinatura Simples?
Para enviar um documento e solicitar a Assinatura Simples aos funcionários, vá até a seção “Documentos” e clique no botão “Carregar documentos”. Em seguida, siga estes passos:
Passo 1 – Selecionar documento e tipo de assinatura
- No seletor, escolha a pasta “Documentos de trabalho”.
- Ative o interruptor ao lado de “Solicitar assinatura do funcionário”.
- Clique no botão “Assinatura Simples” para selecioná-la como o tipo de assinatura requerido.
- Faça upload do arquivo em formato PDF.
Passo 2 – Selecionar destinatários
Selecione para qual funcionário ou funcionários deseja enviar o documento que acabou de carregar. Quando terminar, clique em “Seguinte”.
Passo 3 – Confirmar e enviar
Neste passo, você poderá revisar as informações principais antes de clicar em “Enviar”:
- Nome do documento.
- Tipo de assinatura selecionado.
- Lista de destinatários com o respectivo e-mail.
Se tudo estiver correto, clique em “Confirmar e enviar”.
Você poderá acompanhar o processo de assinatura em tempo real acessando Documentos > Gerais > Documentos de trabalho > [nome do funcionário]. Verifique a coluna “Status” para conferir se está Pendente ou Assinado.